背景
社内で長い歴史を持つあるExcelファイルがあります。そのファイルには複雑な関数が使用されており、現在では誰もその関数を操作できなくなっていました。ある日、法制度の変更に伴い業務プロセスも変更され、そのExcelファイルを改変する必要が生じました。しかし、一部の関数を変更したところ、全体にエラーが発生してしまいました。社内には、この複雑な関数を修正できるスキルを持つ社員がいません。
手順のポイント
- 機密情報の保護、データサイズの問題、ChatGPTの性能の観点から本番ファイルを直接読み込ませることは推奨しない。
- 一発で改修が成功することはほぼ無い。トライアンドエラーとその記録の保存が大事。
- Excelや関数の知識は不要。ChatGPTが修正方法を教えてくれる。
問題の対処方法
この状況に対処するために、ChatGPTを活用して以下の手順を進めることを提案します。
1. 影響範囲の評価
Excelファイルが他の業務システムやプロセスと連携している場合、改修による影響範囲を事前に評価することが重要です。また、改修作業前に影響を受ける可能性のあるユーザーや部門に事前通知を行い、作業内容と予定を説明します。
2. Excelファイルのバックアップを作成
元のExcelファイルの バックアップ を作成します。これは、修正中に誤った操作やエラーが発生した場合に、すぐに元の状態に戻すための 保険 となります。
3. 不要なデータの削除とダミーデータの作成
ファイルサイズが大きい場合、ChatGPTは読み込みに失敗する可能性があります。そのため、Excelファイルから不要なデータを削除し、必要な情報だけをChatGPTに読み込ませる方法が推奨されます。また、機密情報の保護の観点から、 本番ファイルのChatGPTへのアップロードは非推奨 です。代わりに、 ChatGPT用のファイル を作成し、ダミーデータを使用することを推奨します。
4. Excelファイルの分析
次に、問題のExcelファイルをChatGPTに読み込ませ、どの関数が使用されているかを特定します。ChatGPTに対して、各シートやセルに含まれる数式を詳細に説明し、特にエラーの原因となっている関数に注目します。以下の質問をChatGPTに行います。
- 「このExcelファイルで使用されている関数の一覧を教えてください」
- 「この関数の意味と動作について詳しく説明してください」
- 「このエラーの原因として考えられる要因は何ですか？」
5. 関数の変更とテスト
ChatGPTから得られた情報を基に、問題の関数をどのように修正するかを検討します。修正後の関数をChatGPTに提案し、その変更が他の部分に与える影響についても確認します。また、修正の枝分かれごとに バックアップ を作成し、作業をトライアンドエラーのアプローチで進めます。以下のような質問をChatGPTに行います。
- 「この関数をこのように変更しようと考えていますが、これによる影響は何でしょうか？」
- 「この関数を変更した後、他の部分にエラーが発生しないかどうか確認できますか？」
- 「修正が正しいかどうかを検証するためのテスト方法を教えてください」
6. トライアンドエラーの履歴保存
作業が進むたびに、トライアンドエラーの履歴を詳細に記録します。具体的には、以下の内容をExcelファイルの別シートや専用のドキュメントに保存します。
- 変更内容 : どのセルや関数がどのように変更されたか
- 変更理由 : 変更を行った理由や背景
- 結果 : 変更後の動作や、発生したエラーの内容
- 次のアクション : 発生したエラーに対する修正方針や、次のステップ
これにより、修正過程での意思決定が記録され、後から振り返って問題解決の流れを確認できるようになります。また、他の社員が同様の問題に直面した際の参考資料としても活用できます。
7. 関数修正の実施
ChatGPTの助言を基に、実際にExcelファイルの関数を修正します。修正した後、ファイル全体を再度確認し、エラーがなくなったかどうかを確認します。作業が進むたびに、作業段階ごとに バックアップ を作成し、問題が発生した際には直前の バックアップ から作業を再開します。
8. 修正内容の本番ファイルへの反映
ChatGPTを使用して修正された内容を本番ファイルに反映させる際は、次の手順を徹底します。
- テスト環境での検証 : ダミーデータや検証用のファイルで修正内容をテストし、問題がないことを確認します。
- 本番ファイルへの反映 : テストが成功した後、本番ファイルに修正内容を手動で反映します。この際、元のデータを損なわないように十分に注意します。
- 最終確認 : 修正後の本番ファイルを確認し、エラーが発生していないことを確かめます。
結論
複雑なExcelファイルの関数を修正するために、ChatGPTを活用することは非常に有効な手段です。今回の手順を通じて、問題の特定から修正、文書化まで効率的に行うことができました。今後もChatGPTを活用して、社内での業務効率化を図り、トラブルを未然に防ぐことが重要です。